Жиль Дюран - Вы стали менеджером

Жиль Дюран

Вы стали менеджером

Права на перевод и печать получены по соглашению с издательством iNsEP CONSULTING Editions, 18, bd Malesherbes, 75008, Paris, France. Все права защищены.

© Pretext, 2005. Authorized translation into Russian.

© Insep Consulting Editions, 2003

Большие перемены

Когда вы впервые становитесь менеджером, будь то благодаря продвижению на новую должность или при переходе на новое место работы, это всегда очень важный этап в вашей карьере.

Вас ожидают серьезные и разнообразные перемены, которые коснутся:

• вашего статуса (вы выходите на новый уровень отношений с компанией);

• сферы ответственности;

• навыков (вам придется не просто работать самому, а еще и организовать работу других людей).

Успех работы в новом качестве напрямую зависит от вашей подготовки, мотивации, желания… наконец, от ваших личных качеств.

1. Что значит быть менеджером

Что такое менеджмент?

Менеджмент – слово латинского происхождения, хотя и звучит по-английски. Его латинская основа означает «держать в руках, вести».

Менеджер – это человек, который должен добиться результата для клиента и своей компании, управляя персоналом и используя все средства, предоставленные в его распоряжение.

Менеджер несет ответственность за производительность своего подразделения, а главное – за эффективность выполнения стоящих перед ним задач.

Для этого ему приходится действовать одновременно в трех взаимосвязанных направлениях:

Функции менеджера

Вот в общих чертах функции менеджера. А вы отчетливо представляете себе, чем вы должны заниматься?

В сферу ответственности менеджера входит следующее:

• Удовлетворение потребностей клиента

• Организация и руководство работой подразделения

• Повышение производительности труда

Как становятся менеджером?

Формирование менеджера проходит через три стадии: специалист в своей области, управленец, лидер.

Каждый руководитель по-своему развивает менеджерские качества, либо про ходя через все три стадии, либо останавливаясь на одной из них.

Обязанности менеджера… и его личные качества

• Самостоятельность

• Умение слушать

• Гибкость мышления

• Уверенность в себе

• Чувство ответственности и решительность

• Активность и инициативность

• Эмоциональная уравновешенность

Мобилизовать каждого работника и сплотить всю команду для достижения общей цели: направлять людей, быть с ними в постоянном контакте, оценивать их достижения…

Организовать рабочий процесс, чтобы добиться намеченных показателей: распределять обязянности, делегировать полномочия, осуществлять контроль, своевременно вносить коррективы, осуществлять мониторинг.

Развивать профессиональную самостоятельность каждого работника и всей команды: формировать и активизировать команду, создавать атмосферу сотрудничества и взаимопомощи, правильно использовать имеющиеся профессиональные навыки подчиненных и стимулировать их развитие.

Диагностика менеджера: оцените себя

 Определите свои сильные и слабые стороны

2. Чем управляет менеджер

Структура подразделения

Отдел (или служба) представляет собой организационную единицу компании, предназначенную для выполнения определенных функций. В рамках отдела мобилизуются технические и человеческие ресурсы и осуществляется деятельность по созданию продукта или оказанию услуг.

Поставленные перед вами задачи относятся ко всей структуре, поэтому они предполагают также систему мониторинга рабочих процессов и их эффективности: отслеживание показателей производительности, составление отчетов о ходе работ, подготовку наглядной информации.

Знакомьтесь: мой отдел

Постановка общей задачи помогает создать команду

Примеры командных задач

В задачи нашей команды входит поиск новых клиентов и подготовка контрактов. Мы разрабатываем предложения для клиентов, сотрудничая с другими подразделениями нашей компании. Мы заключаем контракты и следим за их выполнением для того, чтобы удержать клиентов и соответствовать их запросам.

Задачей нашей команды является поставка оборудования и запчастей на промышленные предприятия. Мы должны выдерживать все показатели по качеству продукции, себестоимости, срокам и техническому обслуживанию и добиваться максимального снижения затрат для нашей компании.

Сформулируем задачи отдела

Постановка задач должна быть четкой и ясной. Легче всего формулировать задачи, отвечая на следующие вопросы:

1. В чем смысл работы отдела: для чего он был создан, какую прибыль он должен принести?

2. С кем взаимодействует отдел в своей деятельности, то есть для кого и с кем он работает? Его место в структуре организации, его клиенты, партнеры?

3. В чем состоит основная деятельность отдела и каковы сопутствующие функции? Каких результатов от нас ожидают и какими средствами мы располагаем?

4. Каков механизм управления: система постановки задач и выделения средств, контроль и отчетность, учет клиентских отзывов и рекламаций, координация работы смежных звеньев?

5. Как работает система мониторинга: анализ показателей производительности, сравнительная оценка эффективности различных звеньев?

Кто наши партнеры?

Наши клиенты

Наши поставщики и вспомогательные службы

Рабочие процессы отдела

Деятельность отдела обычно определяется поставленными перед ним задачами и функциями работников. Но менеджер может подходить к делу и с точки зрения рабочих процессов.

Рабочий процесс – это согласованная деятельность сотрудников, использующих определенные средства и методы для достижения результата. Рабочий процесс обычно протекает на стыке разных специальностей.

Примеры рабочих процессов:

Закупки. Продажи. Оказание услуг. Эксплуатация оборудования. Разработка новых продуктов. Работа с рекламациями.

Какова роль менеджера в организации рабочих процессов?

Он должен обеспечить:

• унификацию,

• урегулирование кризисных ситуаций,

• усовершенствование и введение инноваций.

Характеристика рабочих процессов зависит от вида продуктов или услуг, которыми занимается отдел.

Ресурсы отдела

Они делятся на три группы:

Мониторинг производительности

Основное предназначение производительности состоит в том, чтобы достичь намеченной цели в соответствии с общей стратегией компании. Чтобы оценить уровень производительности, необходимо сравнить поставленную задачу с достигнутым результатом.

Главным критерием оценки производительности считается прибыль, то есть рыночная стоимость продуктов и услуг, уменьшенная на сумму средств, затраченных на их производство.

Разумеется, производительность – это прежде всего экономическая категория. Но ее можно оценивать еще и с точки зрения соответствия качества продуктов или услуг запросам клиентов, а также трудоемкости, рациональной организации рабочих процессов, бережного отношения к окружающей среде.

Чтобы вывести свое подразделение на заданный уровень производительности, менеджер руководствуется показателями, помогающими ему направлять и корректировать рабочие процессы.

Показатели – это всевозможные данные, отражающие положение вещей. Их необходимо внимательно отслеживать. Сами по себе, взятые по отдельности, они могут ни о чем не говорить. Искусство менеджера состоит в том, чтобы на их основе дать оценку ситуации, принять решение и привести его в действие.

Сводная таблица показателей

Как влиять на производительность?

Функция менеджера состоит в том, чтобы вывести каждого работника и всю команду на заданный уровень производительности.

А как обстоит дело в вашем подразделении?